כאשר מכשיר פקס מחייג למכשיר פקס אחר, הוא חייב תחילה לוודא שהשיחה אמנם נענית על ידי מכשיר פקס, ולא על ידי אדם, מזכירה אלקטרונית, או מודם מחשב ללא פקס.

לאחר שהמכשיר מזהה את מכשיר הפקס השני, הם מתחילים להעביר מידע ביניהם כדי לזהות באילו יכולות העברה הם תומכים. למכשירים שונים יש קצב שונה של העברת מידע, כושר הפרדה שונה, שיטות שונות לדחיסת המידע, גודל נייר שונה, וכו'.

שני המכשירים מחליטים על מערכת כללים הנתמכת על ידי שניהם. לאחר מכן הם חייבים לבדוק את קו הטלפון המחבר ביניהם. זאת על מנת לקבוע באיזה קצב ניתן להעביר את המידע מבלי לפגוע באמינות ההעברה.

רק לאחר מכן מועבר המידע מהנייר דרך קו הטלפון, על פי הכללים שהוחלטו קודם לכן על ידי המכשירים.

לבסוף, כדי לוודא שהמידע אכן הועבר ללא תקלות, המכשיר הקולט בודק את המידע, ושולח אישור על העברה תקינה שלו.

השלבים מתוארים בסכימה הבאה:

1. חיוג למכשיר הפקס.
2. המכשיר הקולט עונה ומזדהה כמכשיר פקס תוך פירוט תכונותיו.
3. המכשיר המשדר שולח פרטים לגבי השידור כגון: כושר ההפרדה, שיטת הדחיסה, גודל התמונה, קצב המשלוח, וכו'.
4. המכשיר המשדר שולח דוגמת מידע לבדיקת חיבור קווי הטלפון.
5. המכשיר הקולט מפענח את הדוגמא, ושוח אישור או בקשה להקטנת קצב השידור (במידה ומתקלות שגיאות).
6. המכשיר המשדר שולח את המידע של התמונה.
7. המכשיר הקולט מאשר קבלת התמונה.
8. סיום שידור.

שלבים 2-3 נקראים "לחיצת ידיים" (Hand Shaking).

הסבר טכני נוסף (באנגלית), ניתן למצוא באתר:

http://www.iec.org/online/tutorials/faxtech_test/topic04.html